Of u nu al jaren onderneemt of net gaat beginnen, het is belangrijk om uw juridische zaken goed op orde te hebben. En te houden. Dat doet u door solide juridische documenten op te stellen. Wij vertellen u graag welke documenten u in ieder geval op orde moet hebben. En houden.
Algemene voorwaarden
Als ondernemer sluit u regelmatig overeenkomsten, zowel met leveranciers als met klanten. Het is voor alle partijen ondoenlijk om voor elke overeenkomst alle voorwaarden uit te onderhandelen en vast te leggen. Daarom maken veel ondernemingen gebruik van algemene voorwaarden: standaardbepalingen die van toepassing zijn op alle overeenkomsten die zij met hun klanten sluiten.
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar eigenlijk wel onontbeerlijk. In de algemene voorwaarden regelt u namelijk zaken als de betalingstermijn en betalingsvoorwaarden, garantie, overmacht en aansprakelijkheid. Als u ervoor zorgt dat ze op de juiste manier aan uw klanten ter hand stelt voordat u de overeenkomst sluit, zijn ze automatisch van toepassing op de overeenkomst. Daarmee bespaart u tijd én verkleint u veel risico’s.
Laat wel periodiek controleren of uw algemene voorwaarden nog up to date zijn. Wetgeving en rechtspraak zijn altijd in beweging.
Facturen
Voor iedere ondernemer is het van cruciaal belang om de facturatie goed op orde te hebben. Dat betekent niet alleen dat facturen voor uzelf, uw klanten en de Belastingdienst duidelijk en overzichtelijk moeten zijn, maar ook dat zij juridisch in orde moeten zijn. Een foutieve of onvolledige factuur kan u in een eventuele gerechtelijke procedure in de problemen brengen. Vermeldt u daarom op iedere factuur:
- de naam en het vestigingsadres van uw onderneming
- uw KvK-nummer
- uw btw-nummer
- de naam en het adres van uw klant
- de factuurdatum
- het factuurnummer
- de aard en hoeveelheid van de door u geleverde goederen of diensten
- de leverdatum van de goederen of diensten
- het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
- het btw-tarief
- btw-bedragen, uitgesplitst naar het btw-tarief
- het totaalbedrag
AVG-documentatie
Geen enkele onderneming kan er sinds mei 2018 nog omheen: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Als u persoonsgegevens verzamelt (en dat doet vrijwel iedere onderneming) moet u aan de AVG moet voldoen. U moet daarvoor in ieder geval de volgende documenten op orde hebben:
- de privacyverklaring
- verwerkersovereenkomsten (alleen als u anderen inschakelt om de persoonsgegevens te verwerken)
- het protocol datalakken
- het register datalekken
- het register verwerkingsactiviteiten
Samenwerken? De aandeelhoudersovereenkomst of vennootschapsovereenkomst
Als u met een of meer zakenpartners een samenwerkt kunt u ook niet zonder goede en heldere afspraken over de samenwerking. Heeft u een bv? Dan adviseren wij u een aandeelhoudersovereenkomst op te laten stellen. In zo’n overeenkomst regelt u onder meer de zeggenschap, besluitvorming, inbreng en taakverdeling binnen de bv, de benoeming van toekomstige bestuurders, de verdeling van de winst en de eventuele beëindiging van de samenwerking.
Ook als u met anderen samenwerkt in een vof is het belangrijk dat u de afspraken over bovengenoemde onderwerpen goed vastlegt. Dat doet u in een vennootschapsovereenkomst. Dat is bij een vof zeker belangrijk, omdat u als vennoten ook met uw privévermogen aansprakelijk bent voor mogelijke schulden van de vof. Ook als deze schulden veroorzaakt zijn door een andere vennoot.
Personeel? Arbeidscontracten en het personeelsdossier
Als u personeel in dienst heeft is het van belang dat u goede arbeidscontracten hebt, waarin u niet alleen afspraken maakt over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, maar ook zaken regelt als het concurrentiebeding en geheimhouding.
Ook is het belangrijk dat u, voor het geval u een werknemer wilt ontslaan, een adequaat personeelsdossier bijhoudt. Neem daarin onder meer de verslagen van de functioneringsverslagen op.
Vragen? Heeft u een vraag over dit artikel? Neem dan contact op met Albert Dunsbergen (0183 – 631800 of dunsbergen@dnalegal.nl).
